Ja fa un parell de setmanes que varem poder iniciar la digitalització dels llibres d'actes de l'ajuntament. Hem començat digitalitzant els més antics en bon estat, és a dir, a partir del 1890. Els llibres més antics, creats entre 1870 i 1890 estan en mal estat i pendents d'una futura restauració.
La digitalització es realitza mitjançant una base de reproducció amb columna, i uns focus especials. La càmera es situa dirigida cap al document, de tal manera que no li fa falta l'ús del flaix.
L'Ivan, que digitalitza el fons de ràdio Cubelles, donant un cop de mà amb les fotografies.
A més a més de la presa d'imatges, s'elabora una base de dades externa a on s'insereixen les metadades del document que s'està digitalitzant. Organitzada amb un criteri arxivístic per data, s'ha optat per elaborar una fitxa de cada acta del ple, sobre la qual hi poden haver una o més imatges. Aquestes es relacionen en el camp "codi". S'ha optat per aquest sistema en veure que la descripció d'imatge per imatge no era possible, donat que hi ha actes que tenen més d'una imatge, i hi ha imatges que tenen més d'una acta. De cada acta, tal i com dèiem, s'ha generat una fitxa, la qual conté, a més de les característiques arxivístiques del document (codi de classificació, tipologia documental, unitat de descripció, suport original, etc.) una descripció o descriptors que ens ajudaran a la hora de fer cerques sobre temes concrets de la documentació de referència.
Per exemple, en diverses actes ens ha aparegut el tema de l'escorxador municipal: la adequació d'un nou espai, la contractació de personal de neteja, la petició de destí de més aigua, etc. Un cop elaborada la base, quan nosaltres vulguem cercar alguna informació sobre l'escorxador, només ens caldrà fer una cerca de la paraula, i automàticament ens retornaran els registres que continguin temes referents a aquests.
L'Eulàlia entrant la informació a la base de dades i la Maria José extraient la informació dels documents originals.
