Els plans extraordinaris d’ocupació de la Generalitat de Catalunya han donat la possibilitat de contractar 6 persones per a digitalitzar part dels fons del nostre arxiu. L’estratègia plantejada va en una triple línia: per una banda, la digitalització de la documentació presentada al registre general de l'Ajuntament i les altes del padró d’habitants. Per l’altra, la digitalització de documents fonamentals de l’arxiu, com són els llibres d’actes del ple o el cadastre de 1739. I finalment, la ordenació, identificació i digitalització del fons de Ràdio Cubelles.
La digitalització del registre general de l'Ajuntament i del padró d'habitants
El registre és un dels serveis que produeix més documentació. Tots els ciutadans i ciutadanes poden presentar-hi queixes, peticions, sol•licituds, etc. A més a més, totes les cartes que s’envien des d’altres ens locals, supracomarcals o nacionals, es registren, per tal de deixar constància d’allò enviat. També les cartes que tramet l’Ajuntament als ciutadans o a altres administracions passa pel registre.
Què ens permet això?
Pel ciutadà...
• Que qualsevol escrit presentat per un ciutadà quedi registrat, li dóna constància de l’entrada o sortida del document
• Li assegura els drets davant d’una sol•licitud o tràmit
• Li permet obtenir determinada informació en el cas que acrediti la seva participació en qualsevol acte administratiu iniciat per l’administració o per ell mateix
• Li permet no accedir a les prerrogatives de l’administració quan aquesta ha traspaperat la documentació.
Per l’administració...
• li permet establir els terminis de temps d’actuació administrativa entre l'inici i el final d'un acte administratiu
• Realitzar la consulta de qualsevol document, conèixer-ne el seguiment i identificar els òrgans que han participat en l'acte administratiu
• Diferenciar la data del document de la data d'entrada en el registre general
En resum, el registre general és una de les potes de l’administració i la documentació que serva és molt important, i és la base o forma part de la majoria d’expedients. Actualment entren al registre de l'Ajuntament unes 14.000 instàncies i oficis, i surten d'ell unes 10.000. La documentació entrant que es conserva al registre d'entrada és sempre l’original, a excepció d’alguna tipologia documental específica que és necessari l’original per a la tramitació dels expedients (per exemple, les factures). El registre de sortida, en canvi, només té còpies, ja que l’original ha estat tramés al ciutadà. De cada registre d’entrada se’n fan tantes còpies com departaments es veuen afectats per la petició del ciutadà. Per exemple, una petició senzilla com és posar unes taules a la terrassa d’un bar, pot afectar tres o més departaments. Així doncs, al final del dia la fotocopiadora treu fum.
I aquí entra la digitalització. Per tal d’alleugerir tràmits i costos, tota l’administració pública intenta ser el màxim d’eficient i gestionar el seu temps, i això s’aconsegueix, entre d’altres, mitjançant la digitalització. El projecte té com a objectiu l’eliminació de les còpies en paper, que quedarien substituïdes per una còpia digital, consultable a la intranet de l’ajuntament. Cada departament únicament podrà consultar les còpies que li són pròpies en compliment de la LOPD. La instància original quedarà conservada de manera permanent a l’arxiu municipal.
En quant al padró, cada vegada es demanen més certificats històrics d’empadronament o convivència, de tal manera que es necessita consultar la documentació presentada, o revisar la data real de l'alta. Les altes al padró no es troben ordenades, de tal manera que és una tasca difícil trobar els documents necessaris. Així doncs, una de les tasques a fer és ordenar les altes per dates i introduir les dades principals en una base de dades. Finalment, digitalitzar-les.
La digitalització de documents de l’arxiu històric
El nostre arxiu històric compta amb documents de valor important, com ara el cadastre de 1739 i els llibres d’actes municipals. El projecte prioritzarà la digitalització dels llibres d’actes municipals per dos raons:
1. Les actes municipals més antigues són d’interès per a l'investigador.
2. Les actes municipals de l’etapa democràtica i anteriors a 1999 són d’interès per a l'administració, ja que es consulten habitualment i no es conserva còpia informàtica.
Així doncs, es començarà per digitalitzar les actes municipals més antigues que no necessitin restauració, fins a les més noves, introduint les metadades i descriptors indispensables a cada imatge. Els descriptors permetran a l'investigador cercar temes que siguin del seu interès sense haver de llegir pàgina per pàgina. Fins als anys 70, les actes del ple s’escrivien a mà; per tant, la opció de recórrer a un software lector de caràcters era impossible. Per tant, s’utilitzaran els descriptors i la pròpia descripció del document per a fer cerques fàcil i ràpidament.
El futur de la digitalització de les actes és clar: posar-les a disposició del públic a través d'internet. Abans d’això, però, el resultat estarà disponible per consultar a sala.
La digitalització del fons de Ràdio Cubelles.
Ràdio Cubelles té un important fons, sonor en la seva majoria, que engloba tots els anys des de la seva creació, al 1981, fins a l'actualitat. El fons es composa de Revox, cassets i minidiscs, que contenen programes habituals de la graella, programes especials, informatius, debats polítics o falques publicitàries de tots aquests anys. Avui en dia, ja no es fan còpies de les produccions radiofòniques en casset o minidisc, sinó que el resultant és un arxiu en format digital. L’objectiu fonamental és la unificació de tots els cassets i minidisc, la ordenació per tipologies i dates, la identificació d’aquells suports que es trobin sense identificar, i finalment la digitalització i catalogació en una base de dades.
